Alternative DocuSign: 5 Strumenti di Firma Confrontati

Le alternative a DocuSign meritano una valutazione quando la fattura cresce più velocemente del numero di contratti che effettivamente firmate. La nostra scelta per i team che operano secondo il diritto dell'UE è Yousign, ora in fase di rebranding verso Youtrust, perché offre firme semplici, avanzate e qualificate senza limiti di busta. Dropbox Sign, PandaDoc, SignNow e Adobe Acrobat Sign vincono ciascuno su un'esigenza più ristretta, che la tabella e le schede qui sotto illustrano.

Perché i team cercano un'alternativa a DocuSign

DocuSign è lo strumento che la maggior parte dei vostri partner già conosce. Questa familiarità è il suo principale vantaggio, ed è un vantaggio reale: nessuno chiede come aprire una busta DocuSign. L'attrito emerge altrove.

I piani sono fatturati per utente e limitati per anno. Nel piano Personal, circa 10 USD al mese acquistano 5 buste, quindi il costo effettivo è circa 2 USD per busta. Gli Standard e Business Pro aumentano il limite ma lo mantengono. L'accesso all'API di produzione è un acquisto separato. Per un responsabile approvvigionamenti che firma pochi accordi con fornitori a settimana, nulla di tutto questo è drammatico. Per un team che invia NDA e moduli d'ordine in volume, è la voce che viene messa in discussione al rinnovo.

La seconda ragione è l'adattamento. Un team legale di cinque persone a Berna non ha bisogno di 99 firmatari per busta. Potrebbe aver bisogno di un livello di firma che regge secondo eIDAS, o di uno strumento che redige il contratto così come lo firma. Il cambio è più facile una volta che sapete su quale di questi vi state ottimizzando.

Cosa controllare prima di cambiare

Ecco cosa controlliamo prima di consigliare uno strumento, nell'ordine che di solito conta.

Livello di firma. Una firma elettronica semplice è sufficiente per la maggior parte dei contratti commerciali nell'UE, Regno Unito e Svizzera. Le firme avanzate e qualificate esistono per i casi in cui la legge o un partner richiede una prova di identità più forte. Le firme qualificate svizzere seguono il quadro ZertES, che è separato da eIDAS, quindi confermate che un provider copra il framework di cui avete bisogno. Chiedete consulenza legale prima di affidarvi a qualsiasi strumento per un documento di alto valore o regolamentato.

Limiti di volume. Cercate il numero che si applica a voi: buste per utente per anno, richieste per mese, o firmatari per documento. Le firme semplici illimitate rendono i costi prevedibili. I limiti li trasformano in un esercizio di previsione.

Dove viene redatto il contratto. Se redatte in Word e avete bisogno solo di una firma alla fine, un mittente semplice è sufficiente. Se costruite documenti da template con tabelle di prezzo, un generatore di documenti risparmia un passaggio.

Integrazioni e storage. Connettersi al vostro CRM, Google Workspace o Dropbox è più importante dell'elenco di funzionalità. Uno strumento che il team non apre ogni giorno viene abbandonato.

Lingua e audit trail. Per partner multilingue, contate le lingue di firma. Per controversie, controllate che l'audit trail registri chi ha firmato, quando e da dove.

Come si confrontano le cinque alternative

La tabella nella parte superiore di questa pagina allinea i sei strumenti su prezzo, limiti, tipi di firma, lingue, creazione di documenti e adattamento. Tre schemi emergono.

In primo luogo, il prezzo non è più il principale differenziatore tra gli strumenti mainstream. La maggior parte inizia tra circa 8 e 19 USD per utente al mese con fatturazione annuale, e DocuSign Standard a circa 25 USD si situa nello stesso intervallo. Il divario si allarga ai livelli aziendali, dove Dropbox Sign Standard raggiunge circa 50 USD e PandaDoc Business circa 49 USD.

In secondo luogo, i limiti differiscono più dei prezzi. DocuSign limita le buste per utente per anno, mentre Yousign Plus e Pro, PandaDoc e i piani pagati di Dropbox Sign non limitano le firme semplici nello stesso modo. Se inviate a raffiche, ad esempio alla fine del trimestre, è qui che i risparmi appaiono.

In terzo luogo, solo uno strumento qui è costruito intorno ai livelli di firma europei. Questo non lo rende giusto per tutti. Lo rende la voce della shortlist ovvia per i team i cui partner, regolatori o politiche interne puntano a eIDAS.

Yousign (ora Youtrust): la scelta per i team europei

Yousign è una piattaforma francese che ora annuncia il suo rebranding verso Youtrust sulla sua homepage. I piani vanno da un livello gratuito con 2 richieste al mese, attraverso One a circa 9 EUR al mese, fino a Plus a circa 23 EUR e Pro a circa 38 EUR per utente al mese, fatturato annualmente e escludendo l'IVA.

Ciò che ci piace è la struttura. Scegliete il livello di firma per richiesta, da semplice ad avanzato a qualificato, e la verifica dell'identità e i sigilli digitali risiedono sulla stessa piattaforma. Per un team che firma accordi con fornitori dell'UE, questo elimina la necessità di aggiungere un secondo vendor al primo.

Ciò che non risolve: il catalogo di integrazioni è più piccolo di DocuSign, e la transizione del brand potrebbe rinominare i piani o gli URL durante l'anno. Testate le vostre connessioni CRM e storage nel trial gratuito prima di migrare i template.

Dropbox Sign: il cambio più semplice

Dropbox Sign è lo strumento che daremmo a un imprenditore che non ha mai usato la firma elettronica. Inviare un documento richiede pochi clic, e se i vostri contratti risiedono già in Dropbox o Google Workspace, l'integrazione è diretta. I revisori verificati lo valutano 4,7 su G2 e Capterra.

Il compromesso è la profondità. La reportistica è limitata, non c'è raccolta di pagamenti, e una richiesta supporta fino a 20 firmatari. Per un NDA a tre firme questo è irrilevante. Per un accordo multipartite può esserlo.

PandaDoc: quando il contratto è costruito, non solo firmato

PandaDoc inizia dal documento. Costruite l'accordo da un template, aggiungete una tabella di prezzo, raccogliete un pagamento se necessario e instradalatelo per la firma, tutto in un unico posto. I piani pagati includono firme elettroniche illimitate, e è valutato 4,7 su G2.

Due avvertenze. L'interfaccia è disponibile in 8 lingue, il che è limitante per i team europei multilingue, e alcune funzionalità come l'invio in massa o i moduli si trovano negli add-on. Leggete il confronto del piano riga per riga, perché il prezzo di ingresso non è il prezzo della configurazione che effettivamente userete.

SignNow: l'opzione di bilancio

SignNow ha il prezzo di ingresso più basso del gruppo, da circa 8 a 10 USD per utente al mese, con invio in massa, branding e variabili documento nei piani aziendali. I revisori lo valutano 4,6 su G2 e Capterra.

È una buona corrispondenza per i carichi di lavoro ripetitivi: pacchetti di onboarding, moduli standard di fornitori, documenti di ordine ricorrenti. L'interfaccia è più trafficata di quella di Dropbox Sign, e il supporto telefonico è limitato al piano Enterprise, quindi pianificate una curva di apprendimento più lunga se il team è nuovo alla firma elettronica.

Adobe Acrobat Sign: per i team con priorità ai PDF

Se i vostri contratti arrivano già come PDF e il vostro team li modifica, confronta e ritocca in Acrobat, firmare all'interno della stessa applicazione è logico. I piani di team Acrobat vanno da circa 17 a 30 USD per utente al mese con impegno annuale, con 27 lingue di firma e forti opzioni di conformità aziendale.

Per tutti gli altri, il bundle è più di quanto necessario. Diversi revisori lo descrivono come meno intuitivo per i nuovi utenti, e i controlli dell'ordine di firma e dell'invio in massa sono più limitati nei livelli inferiori.

Quale per quale profilo

Scegliete in base al vincolo che più vi fa male oggi, quindi confermate il prezzo sulla pagina del vendor.

• Partner dell'UE o Svizzera e necessità di livelli di firma definiti: Yousign (Youtrust), dopo aver verificato il framework che la vostra consulenza legale richiede.

• Piccolo team, contratti archiviati in Dropbox o Google Workspace: Dropbox Sign.

• Contratti costruiti da template con prezzi e pagamenti: PandaDoc.

• Carichi di lavoro ripetitivi e sensibili al budget: SignNow.

• Flussi di lavoro legali o finanziari con priorità ai PDF: Adobe Acrobat Sign.

• Un partner che lo richiede, o un grande patrimonio di integrazioni: rimanete con DocuSign.

Prima di firmare un contratto con uno di questi vendor, leggete le clausole di rinnovo automatico e posizione dei dati dei termini propri del vendor. Il software di firma è esso stesso un contratto con un vendor, ed è quello che silenziosamente si rinnova.