계약 생애주기 관리란 무엇인가?

계약 생애주기 관리란 무엇인가?

계약 생애주기 관리(CLM, Contract Lifecycle Management)는 계약의 최초 요청부터 기안, 협상, 서명, 이행, 그리고 갱신이나 종료에 이르기까지 모든 단계를 관리하는 프로세스입니다. 넓게 들릴 수 있지만, 그것이 사실입니다. CLM 프레임워크는 계약의 전체 생애주기를 다루며, 대부분의 사람들이 '계약 업무'라고 생각하는 협상이나 서명 순간만을 의미하지 않습니다.

실제로, 계약 생애주기 관리는 계약을 처리하는 모든 팀이 언제든 답할 수 있어야 하는 세 가지 질문에 대한 답을 제공합니다. 이 계약은 현재 어느 단계에 있는가? 누가 무엇을 담당하는가? 그리고 계약이 만료될 때 어떻게 처리되는가?

세 번째 질문이 바로 대부분의 조직이 문제를 겪는 부분입니다. 의무 사항을 추적할 의지가 없어서가 아니라, 그 추적이 이루어지도록 강제하는 체계적인 구조가 없기 때문입니다.

모든 계약이 거치는 6단계

업종이나 문서 유형에 관계없이, 계약은 동일한 단계의 순서를 거칩니다. 이 순서를 이해하는 것이 조직이 계약을 처리하는 방식을 의미 있게 개선하는 출발점입니다.

1. 요청 및 접수. 사업 담당자가 계약의 필요성을 파악합니다. 신규 공급업체 관계, 소프트웨어 구독 갱신, 파트너십 체결 등이 이에 해당합니다. 접수 단계는 기안이 시작되기 전에 올바른 정보를 확보하는 것입니다. 계약 유형, 거래 상대방, 목표 마감일, 계약 가치, 법무 검토가 필요한 모든 주의사항이 여기에 포함됩니다.

2. 기안 및 작성. 계약서가 작성됩니다. 이상적으로는 법무팀이 검증한 사전 승인된 템플릿과 조항 라이브러리를 활용합니다. 표준화의 효과가 발휘되는 단계입니다. 템플릿이 탄탄하면, 이후의 모든 단계가 빨라지고 비표준 언어가 삽입될 위험이 줄어듭니다.

3. 협상 및 레드라이닝. 양 당사자가 초안을 검토하고 변경 사항을 제안하며 버전을 추적합니다. 이 단계는 비즈니스 팀에게 가장 눈에 띄는 경우가 많으며, 명확한 버전 관리 없이는 가장 시간이 많이 걸릴 수 있습니다.

4. 내부 승인. 서명 전에 계약서는 일반적으로 여러 이해관계자의 승인이 필요합니다. 계약 가치 기준에 따라 법무, 재무, 경영진의 검토를 거칩니다. 구조화된 승인 워크플로는 이 단계에 담당자와 명확한 처리 기한이 있음을 의미하며, 누군가의 받은 편지함에서 2주 동안 대기하는 문서가 아닙니다.

5. 실행. 양 당사자가 서명합니다. 오늘날에는 일반적으로 전자서명 플랫폼을 통해 이루어지지만, 특정 문서 유형에 대해서는 일부 관할권에서 물리적 서명이 표준으로 남아 있습니다. 스위스, 오스트리아, 독일 법률에 따라 유효성 요건은 계약 유형별로 다르므로, 고가의 계약에 대해서는 법률 자문과 함께 확인하는 것이 좋습니다.

6. 실행 후 관리. 계약이 발효되었습니다. 의무 사항을 추적해야 합니다. 갱신 일정에 주의를 기울여야 합니다. 수정 사항은 버전 관리되어 저장되어야 합니다. 이 단계가 운영상 가장 중요한 단계이며, 가장 자주 소홀히 처리되는 단계입니다.

대부분의 조직이 가치를 잃는 곳: 서명 후 격차

World Commerce & Contracting에 따르면, 기업들은 놓친 의무와 부실한 서명 후 관리로 인해 계약 총 가치의 평균 8.6%를 잃습니다. 상당한 계약 물량을 보유한 중견 기업에게 이것은 이론적인 수치가 아닙니다. 아무도 승인하지 않은 자동 갱신, 청구되지 않은 서비스 크레딧, 적용되지 않은 위약금 조항, 조용히 잊혀진 SLA 약속 등으로 실제 나타납니다.

패턴은 일관됩니다. 조직들은 협상 단계에 크게 투자합니다. 법무 검토, 레드라인, 승인 사이클을 거치고 나서, 체결된 문서를 단순한 파일링 작업으로 취급합니다. 계약서는 폴더에 들어가고, 종종 공유 드라이브나 이메일 스레드에 저장된 채, 팀은 다음 업무로 넘어갑니다. 의무 사항은 PDF 안에 남아 있습니다.

이것은 의지의 실패가 아닙니다. 구조적인 문제입니다. 각 서명된 계약이 요구하는 것을 추적하는 체계적인 접근법 없이는, 의무 사항이 보이지 않게 됩니다.

실제로, 이것은 다음을 의미합니다.

• 갱신 마감일이 눈치채지 못한 채 지나쳐, 더 이상 필요하지 않은 서비스에 대한 자동 갱신이 발생합니다

• 약속된 공급업체 할인이 아무도 활성화 기한을 표시하지 않아 적용되지 않습니다

• 서비스 계약의 책임 한도가 비즈니스에서 아무도 알아차리지 못한 채 초과됩니다

• 프로세스 변경이 필요했던 데이터 처리 조항이 끝내 실행되지 않았습니다

이러한 위험 중 어느 것도 협상 중에 처음 나타나지 않습니다. 아무도 지켜보지 않을 때, 서명 페이지 이후에 발생합니다.

CLM 소프트웨어가 하는 것과 하지 않는 것

CLM 플랫폼은 위에서 설명한 프로세스를 자동화하고 중앙화합니다. 핵심 기능에는 일반적으로 구조화된 메타데이터가 포함된 계약 저장소, 템플릿 및 조항 라이브러리, 승인을 위한 워크플로 자동화, 전자서명 통합, 처리 시간 및 갱신 일정에 관한 보고가 포함됩니다.

CLM 소프트웨어가 하지 않는 것은 각 단계에서 요구되는 판단을 대체하는 것입니다. 플랫폼은 계약이 갱신 기간에 접근하고 있음을 알릴 수 있습니다. 그러나 상업적 조건이 여전히 유리한지 판단할 수는 없습니다. 플레이북에 대해 표시된 비표준 조항을 발견할 수 있습니다. 그러나 대신 수정 사항을 협상할 수는 없습니다.

이 구분은 중요합니다. CLM이 때때로 '이 건에 변호사가 필요한가?'라는 질문에 대한 해결책으로 포지셔닝되기 때문입니다. 이는 그 질문에 대한 답이 아닙니다. 답은 이해관계, 관할권 및 계약의 복잡성에 따라 달라지며, 이는 여전히 인간의 결정 사항입니다. 위험이 중요할 때, 올바른 단계는 법률 자문과 함께 확인하는 것이지, 소프트웨어 출력에만 의존하는 것이 아닙니다.

CLM이 실제로 도움이 되는 곳은 위에 나열된 단계 사이에 아무것도 빠지지 않도록 하는 것입니다. 회사 인력의 약 29%가 어떤 방식으로든 계약에 관여한다는 업계 벤치마크를 고려하면, 조정 문제는 현실적이며 구조화된 도구가 이를 해결합니다. AI 기반 계약 분석 도구는 검토 및 표시 프로세스를 더욱 가속화할 수 있습니다.

회사가 CLM 시스템을 실제로 필요로 하는 시기

모든 조직이 전용 소프트웨어를 필요로 하는 것은 아닙니다. 적절한 수준의 CLM 인프라는 계약 물량, 복잡성, 그리고 놓친 의무의 비용에 따라 달라집니다.

다양한 관할권에 걸쳐 다른 갱신 일정과 SLA 약속을 가진 200개의 공급업체 계약을 동시에 처리하는 구매 팀은 구조화된 시스템 없이는 이를 효과적으로 관리할 수 없습니다. 활성 계약이 20개 미만인 소규모 팀은 정기적으로 검토하는 담당자가 있는 한 잘 관리된 스프레드시트와 공유 폴더에서 생애주기를 충분히 관리할 수 있습니다.

더 체계적인 접근법을 고려할 가치가 있다는 몇 가지 지표를 소개합니다.

• 갱신을 의도하지 않은 계약에서 자동 갱신이 발생한 적이 있다

• '공급업체 계약 중 책임 제한 조항이 포함된 것이 어느 것인가?'라는 질문에 쉽게 답할 수 없다

• 표준 서비스 계약의 계약 승인이 1주일 이상 걸린다

• 실행된 계약이 둘 이상의 위치에 분산 저장되어 있다(공유 드라이브, 이메일, 다른 팀의 시스템)

중소기업 수준에서 CLM은 반드시 엔터프라이즈 소프트웨어를 의미하는 것은 아닙니다. 잘 구조화된 저장소, 명확한 승인 워크플로, 갱신 일정 달력이 많은 조직에게 적절한 생애주기 관리를 구성할 수 있습니다. 소프트웨어 질문은 프로세스 질문과 별개이며, 프로세스가 먼저입니다.

CLM 플랫폼 선택 전 확인해야 할 세 가지

CLM 소프트웨어를 평가하고 있다면, 세 가지 영역이 공급업체 데모에서 과소평가되는 경향이 있습니다.

데이터 레지던시 및 주권. 계약이 저장되는 위치는 EU GDPR 준수와 스위스에서 운영하는 조직의 데이터 주권 요건에 중요합니다. 명시적으로 확인하세요. 데이터가 어느 관할권에 있습니까? 구성 가능합니까? 이것은 공급업체 계약에 서명한 후에 해결할 세부 사항이 아닙니다.

기존 문서 스택과의 통합. 대부분의 계약은 Word나 Google Docs에서 시작하여 초기 검토를 위해 이메일로 라우팅됩니다. 팀이 이미 사용하고 있는 도구와 깔끔하게 통합되지 않는 CLM 플랫폼은 3개월 내에 버려질 병렬 워크플로를 만들어냅니다. 플랫폼이 현재 전자서명 공급업체 및 결제 의무 동기화가 필요한 경우 ERP를 지원하는지 확인하세요.

템플릿 및 플레이북 설정 비용. 대부분의 CLM 플랫폼의 진입 비용은 구독료가 아닙니다. 시스템이 유용하려면 필요한 템플릿 라이브러리, 승인 워크플로 및 조항 플레이북을 구축하는 데 필요한 시간입니다. 플랫폼이 완전한 운영 용량에 도달하기 전에 3개월에서 6개월의 설정 기간을 반드시 고려하세요. 데모에서 이 점을 가볍게 넘기는 공급업체는 추가 질문을 통해 더 자세히 확인할 가치가 있습니다.

소프트웨어 결정 전에 취해야 할 세 가지 실행 단계

조직에 제대로 추적되지 않은 계약의 백로그가 있다면, 그 문제는 어떤 도구를 선택하든 독립적으로 존재합니다. 다음 단계는 어떤 결정을 내리든 먼저 취할 가치가 있습니다.

단일 저장 위치를 확립하세요. 모든 실행된 계약은 일관된 메타데이터 필드가 있는 하나의 검색 가능한 위치에 있어야 합니다. 거래 상대방, 계약 유형, 발효일, 만료일, 담당자. 이것만으로도 갱신 논의에서 발생하는 대부분의 '원본을 찾을 수 없다' 문제를 해결합니다.

갱신 달력을 만드세요. 계약 백로그에서 만료일을 추출하고, 각 만료 90일 전과 30일 전에 달력 알림을 설정하세요. 이것은 수작업이지만 자동 갱신 문제를 즉시 해결하며, 오후 한나절 시간 외에는 별도의 비용이 들지 않습니다.

소유권을 할당하세요. 각 활성 계약에 대해 의무 모니터링을 담당하는 사람을 지정하세요. 그 사람은 법적 배경이 필요하지 않습니다. 계약이 존재한다는 것, 만료 시기, 변경 사항이 있을 때 누구에게 에스컬레이션할지 알아야 합니다. 많은 조직에서 이는 법무팀이 아닌 구매 관리자나 관계 담당 사업부 책임자입니다.

이 세 단계는 CLM 소프트웨어가 나중에 자동화하는 구조적 문제를 해결합니다. 프로세스가 정의되기 전에 소프트웨어로 시작하는 것은 흔한 실수이며, 공급업체가 영업 과정에서 굳이 알려줄 이유가 없는 사실입니다.