Alternativas ao DocuSign: 5 Ferramentas Comparadas

A alternativa mais indicada para equipas europeias que precisam de assinaturas com um nível legal definido é Yousign, atualmente em rebranding para Youtrust, porque oferece assinaturas simples, avançadas e qualificadas sem limites de volume. Dropbox Sign, PandaDoc, SignNow e Adobe Acrobat Sign vencem cada uma numa necessidade mais específica, que o quadro e os cartões abaixo explicam.

Por que as equipas procuram alternativas ao DocuSign

DocuSign é a ferramenta que a maioria dos interlocutores já conhece. Essa familiaridade é o seu principal ativo, e é um ativo real: ninguém questiona como abrir um envelope DocuSign. O atrito surge noutros pontos.

Os planos têm preços por utilizador e limites por ano. No plano Personal, cerca de $10 por mês compra 5 envelopes, o que corresponde a um custo efetivo de cerca de $2 por envelope. Standard e Business Pro aumentam o limite mas mantêm-no. O acesso à API em produção é uma compra separada. Para um responsável de aquisições que assina alguns acordos de fornecedores por semana, nada disto é dramático. Para uma equipa que envia NDAs e formulários de encomenda em volume, é o item que fica questionado na renovação.

A segunda razão é adequação. Uma equipa jurídica de cinco pessoas em Berna não precisa de 99 signatários por envelope. Pode precisar de um nível de assinatura que resista sob eIDAS, ou de uma ferramenta que redija o contrato além de o assinar. A mudança fica mais fácil quando se sabe exatamente o que se está a otimizar.

O que verificar antes de mudar

Eis o que verificamos antes de recomendar uma ferramenta, pela ordem que normalmente importa.

Nível de assinatura. Uma assinatura eletrónica simples é suficiente para a maioria dos contratos comerciais na UE, Reino Unido e Suíça. Assinaturas avançadas e qualificadas existem para casos onde a lei ou um interlocutor pede uma prova de identidade mais forte. Assinaturas qualificadas suíças seguem o marco ZertES, que é separado de eIDAS, portanto confirme que um fornecedor cobre o marco que precisa. Consulte a sua assessoria jurídica antes de contar com qualquer ferramenta para um documento de alto valor ou regulado.

Limites de volume. Procure o número que se aplica a si: envelopes por utilizador por ano, pedidos por mês, ou signatários por documento. Assinaturas simples ilimitadas tornam os custos previsíveis. Os limites tornam-nos um exercício de previsão.

Onde o contrato é redigido. Se redige em Word e só precisa de uma assinatura no fim, um simples remetente é suficiente. Se constrói documentos a partir de modelos com tabelas de preços, um construtor de documentos poupa uma volta.

Integrações e armazenamento. Ligar ao seu CRM, Google Workspace ou Dropbox importa mais que a lista de funcionalidades. Uma ferramenta que a sua equipa não abre todos os dias é abandonada.

Idioma e pista de auditoria. Para interlocutores multilingues, conte os idiomas de assinatura. Para disputas, verifique que a pista de auditoria regista quem assinou, quando e de onde.

Como as cinco alternativas se comparam

O quadro no topo desta página coloca as seis ferramentas lado a lado em preço, limites, tipos de assinatura, idiomas, criação de documentos e adequação. Três padrões destacam-se.

Primeiro, o preço já não é o principal diferenciador entre as ferramentas da corrente principal. A maioria começa entre cerca de $8 e $19 por utilizador por mês em faturação anual, e DocuSign Standard a cerca de $25 fica na mesma gama. A lacuna abre nos níveis de negócio, onde Dropbox Sign Standard atinge cerca de $50 e PandaDoc Business cerca de $49.

Segundo, os limites diferem mais que os preços. DocuSign limita envelopes por utilizador por ano, enquanto Yousign Plus e Pro, PandaDoc e Dropbox Sign em planos pagos não limitam assinaturas simples da mesma forma. Se envia em rajadas, por exemplo no fecho de trimestre, é aqui que as economias aparecem.

Terceiro, apenas uma ferramenta aqui foi construída em torno de níveis de assinatura europeus. Isso não a torna certa para todos. Torna-a a entrada obvia na lista curta para equipas cujos interlocutores, reguladores ou políticas internas apontam para eIDAS.

Yousign (agora Youtrust): a escolha para equipas europeias

Yousign é uma plataforma francesa que agora anuncia o seu rebranding para Youtrust na sua página inicial. Os planos vão de um nível gratuito com 2 pedidos por mês, passando por One a cerca de EUR 9 por mês, a Plus a cerca de EUR 23 e Pro a cerca de EUR 38 por utilizador por mês, faturados anualmente e excluindo IVA.

O que gostamos é a estrutura. Escolhe o nível de assinatura por pedido, de simples a avançado a qualificado, e verificação de identidade e e-seals vivem na mesma plataforma. Para uma equipa que assina acordos de fornecedores com interlocutores EU, isso remove a necessidade de adicionar um segundo fornecedor ao primeiro.

O que não resolve: o catálogo de integrações é menor que o do DocuSign, e a transição de marca pode renomear planos ou URLs durante o ano. Teste as suas conexões CRM e armazenamento no teste gratuito antes de migrar modelos.

Dropbox Sign: a mudança mais simples

Dropbox Sign é a ferramenta que daríamos a um fundador que nunca usou assinaturas eletrónicas. Enviar um documento leva alguns cliques, e se os seus contratos já estão em Dropbox ou Google Workspace, a integração é direta. Avaliadores verificados classificam-no em 4.7 no G2 e Capterra.

O trade-off é profundidade. Os relatórios são limitados, não há coleta de pagamentos, e um pedido suporta até 20 signatários. Para uma NDA com três signatários isso é irrelevante. Para um acordo com várias partes pode ser.

PandaDoc: quando o contrato é construído, não apenas assinado

PandaDoc começa pelo documento. Constrói o acordo a partir de um modelo, adiciona uma tabela de preços, recolhe um pagamento se necessário e encaminha-o para assinatura, tudo num só lugar. Os planos pagos incluem assinaturas eletrónicas ilimitadas, e classifica-se em 4.7 no G2.

Duas precauções. A interface está disponível em 8 idiomas, o que é limitante para equipas europeias multilingues, e algumas funcionalidades como envio em volume ou formulários estão em add-ons. Leia a comparação de planos linha por linha, porque o preço de entrada não é o preço da configuração que realmente usará.

SignNow: a opção de orçamento

SignNow tem o preço de entrada mais baixo do grupo, de aproximadamente $8 a $10 por utilizador por mês, com envio em volume, marca e variáveis de documentos em planos de negócio. Os avaliadores classificam-no em 4.6 no G2 e Capterra.

É uma boa adequação para cargas de trabalho repetitivas: pacotes de integração, formulários de fornecedor padrão, documentos de encomenda recorrentes. A interface é mais ocupada que a do Dropbox Sign, e o suporte telefónico é limitado ao plano Enterprise, portanto planeie uma curva de aprendizagem mais longa se a equipa é nova em assinaturas eletrónicas.

Adobe Acrobat Sign: para equipas com foco em PDF

Se os seus contratos já chegam como PDFs e a sua equipa edita, compara e redacta-os em Acrobat, assinar dentro da mesma aplicação faz lógica. Os planos de equipa Acrobat vão de cerca de $17 a $30 por utilizador por mês em compromisso anual, com 27 idiomas de assinatura e fortes opções de conformidade empresarial.

Para toda a gente, o pacote é mais que o necessário. Vários avaliadores descrevem-no como menos intuitivo para novos utilizadores, e os controlos de ordem de assinatura e envio em volume são mais limitados nos níveis inferiores.

Qual para qual perfil

Escolha pela restrição que mais dói hoje, depois confirme o preço na página do fornecedor.

• Interlocutores EU ou suíços e necessidade de níveis de assinatura definidos: Yousign (Youtrust), depois de verificar o marco que a sua assessoria jurídica requer.

• Equipa pequena, contratos armazenados em Dropbox ou Google Workspace: Dropbox Sign.

• Contratos construídos a partir de modelos com preços e pagamentos: PandaDoc.

• Cargas de trabalho repetitivas e sensíveis ao orçamento: SignNow.

• Fluxos de trabalho jurídicos ou financeiros com foco em PDF: Adobe Acrobat Sign.

• Um interlocutor que o requer, ou um grande espólio de integrações: mantenha DocuSign.

Antes de assinar um contrato com qualquer um destes fornecedores, leia as cláusulas de renovação automática e localização de dados dos termos próprios do fornecedor. O software de assinatura é em si um contrato de fornecedor, e é aquele que se renova silenciosamente.